2 Permanent Community, social services & non-profit jobs found in Antwerpen

Wat is het takenpakket van een Management Assistant voor het Finance team? - Je geeft administratieve en organisatorische ondersteuning aan de financieel directeur. - Je bent proactief en verzorgt zo de agenda en planning van de directeur.- Verder beheer je lopende zaken en ben je steeds een eerste aanspreekpunt. - Vergaderingen worden door jou voorbereid. Dit houdt in dat je dossiers structureel voorbereid; je verzorgt presentaties en overzichten; je reserveert de vergaderzalen en je contacteert de nodige personen voor de organisatie van een overleg. - Je bent verantwoordelijk voor het notuleren tijdens vergadermomenten en zorgt voor de opmaak van de verslagen. - Je zorgt voor alle briefwisseling, zowel in het Nederlands als in het Engels. - Je bent mee verantwoordelijk voor de contacten met de banken op vlak van: * Openen en sluiten van bankrekeningen * Beheren van de toegang tot en de volmachten op de rekeningen van de centrale en de lokale afdelingen * Controleren en verwerken van interne vergoedingen in de cash pool * Aanvragen en afsluiten van creditkaarten binnen de organisatie * De nodige relaties binnen de banken onderhouden zodat samenwerking vlot kan verlopen- Je bent contactpersoon voor de personeelsleden en vrijwilligers van van onze organisatie voor alles wat thesauriebeheer betreft (visakaarten, bankrekeningen, volmachten, etc);- Je stuurt een team van administratief medewerkers aan (3 vaste medewerkers, af en toe aangevuld met externen). Je zal hen coachen, instaan voor praktische zaken m.b.t. het team, planning van het team (wie wanneer op kantoor), taakbeheer, etc.

Waaruit bestaat jouw takenpakket? - Je maakt deel uit van de centrale dispatching, die verantwoordelijk is voor het vervoeren van zieken tijdens crisissen en rampen (bvb. grote brand, aanslagen, zware kettingbotsing, natuurramp, etc.), maar ook voor het niet-dringende ziekenvervoer (mensen zonder eigen vervoer, die naar het ziekenhuis moeten gebracht worden of terug naar huis mogen).- Jij bent diegene die de inkomende telefoons als eerste beantwoordt of je verbindt door naar de juiste collega/dienst. - In geval van erg dringende nood aan een ziekenwagen, stuur je alarmeringen op een professionele manier uit en je volgt ze accuraat op.- Aanvragen voor ziekenvervoer worden ook door jou behandeld. Je beoordeelt ze op dringendheid en haalbaarheid. Je plant ze daarna in en legt ze vast in het interne systeem. - Je garandeert een professionele en optimale planning voor onze klanten (eigen medewerkers en externe aanvragers voor ziekenvervoer) dankzij jouw sterke organisatorische en coördinatie skills. - Als eerste aanspreekpunt voor onze klanten ben jij echt een sleutelfiguur voor de planning en opvolging van de ziekenwagens vanonze organisatie.- Daarnaast ben jij ook contactpersoon voor de artsen van de medische wacht (tijdens de nacht- en weekendshift). - Je zorgt voor de toepassing van de interne procedures (aanvragen medische bijstand e.d.).- Je volgt de facturatie en administratie op voor deze verschillende activiteiten.