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7 jobs found for administrative support services

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    • luxembourg, centre
    • temporary
    • 40
    Randstad is the world's leading HR services company. We know how important a job is in a person's life, and we're committed to helping you find the right one for you. A job where you'll thrive and develop your full potential.  We are looking for a Library Officer/CataloguerTasks    - Cataloguing of multilingual publications produced by EU institutions ;    - Paying attention to the detail, respecting tight deadlines and flexibility to respond promptly to incoming tasks are essential for the job ;    - Communication with various stakeholders (publications production agents, administrative and IT assistants) ;    - Manage bibliographical description and indexing using MARC 21 ;    - Control vocabularies such as Eurovoc. Quality control of the metadata. Your profil :    - You hold a secondary education giving access to higher education ;    - You have at least 1 year of experience in librarianship, cataloguing or information ;    - You are fluent in english (C1) and can handle a conversation on french (B1). Randstad attaches great importance to equal opportunities. We recruit candidates on the basis of their skills, regardless of their age, sexual orientation, nationality, religious beliefs, gender, disability, etc.Ready to take up this new challenge? Do not hesitate to apply for this vacancy. We look forward to meeting you! 
    Randstad is the world's leading HR services company. We know how important a job is in a person's life, and we're committed to helping you find the right one for you. A job where you'll thrive and develop your full potential.  We are looking for a Library Officer/CataloguerTasks    - Cataloguing of multilingual publications produced by EU institutions ;    - Paying attention to the detail, respecting tight deadlines and flexibility to respond promptly to incoming tasks are essential for the job ;    - Communication with various stakeholders (publications production agents, administrative and IT assistants) ;    - Manage bibliographical description and indexing using MARC 21 ;    - Control vocabularies such as Eurovoc. Quality control of the metadata. Your profil :    - You hold a secondary education giving access to higher education ;    - You have at least 1 year of experience in librarianship, cataloguing or information ;    - You are fluent in english (C1) and can handle a conversation on french (B1). Randstad attaches great importance to equal opportunities. We recruit candidates on the basis of their skills, regardless of their age, sexual orientation, nationality, religious beliefs, gender, disability, etc.Ready to take up this new challenge? Do not hesitate to apply for this vacancy. We look forward to meeting you! 
    • luxembourg, centre
    • permanent
    • 40
    Randstad est le leader mondial des services RH. Nous savons à quel point le travail est important dans la vie d’une personne et nous mettons toute notre énergie à vous aider à trouver celui qui vous convient. Un job dans lequel vous vous épanouirez et qui vous permettra de développer tout votre potentiel. Pour un de nos clients à Luxembourg-Ville (près de la gare) nous recherchons:  un / une Gestionnaire Comptable (m/f/d)Poste en vue d'un CDI, temps plein. Votre mission: - vous faites le suivi ou/et encodage journalier des factures comptables- vous faites l'établissement et le suivi régulier des budgets- vous faites l'établissement de tableaux de bord trimestriels- vous gérez la préparation et analyse des bilans en collaboration avec une fiduciaire- vous êtes responsable de la gestion administrative quotidienne- vous préparez les flux de trésorerie mensuels- vous gérez la mise en paiements des factures- vous gérez l'établissement et le paiement des salaires- vous êtes responsable de la gestion des caisses- vous participez à la gestion administrative Votre profil: - vous êtes titulaire d'une formation en comptabilité/gestion de niveau Bac+2 ou   plus- vous avez une expérience d’au moins 3 ans sur une fonction similaire- vous parlez et écrivez la Français ( l'allemand et le luxembourgeois sont un atout)- vous êtes autonome, polyvalent, motivé et efficace- vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur ainsi qu’un bon esprit   d'analyse et de synthèse- vous avez une bonne connaissance des outils Office, notamment Excel. La   connaissance du logiciel Apsal et/ou Keypay est considérée comme un atout Nous vous offrons: - une perspective de carrière attractive et motivante.- Un salaire convenable avec des avantages supplémentaires (+ de 26 jours de congé,allocation repas etc.)- Un emploi stable dans une équipe agréable et motivée
    Randstad est le leader mondial des services RH. Nous savons à quel point le travail est important dans la vie d’une personne et nous mettons toute notre énergie à vous aider à trouver celui qui vous convient. Un job dans lequel vous vous épanouirez et qui vous permettra de développer tout votre potentiel. Pour un de nos clients à Luxembourg-Ville (près de la gare) nous recherchons:  un / une Gestionnaire Comptable (m/f/d)Poste en vue d'un CDI, temps plein. Votre mission: - vous faites le suivi ou/et encodage journalier des factures comptables- vous faites l'établissement et le suivi régulier des budgets- vous faites l'établissement de tableaux de bord trimestriels- vous gérez la préparation et analyse des bilans en collaboration avec une fiduciaire- vous êtes responsable de la gestion administrative quotidienne- vous préparez les flux de trésorerie mensuels- vous gérez la mise en paiements des factures- vous gérez l'établissement et le paiement des salaires- vous êtes responsable de la gestion des caisses- vous participez à la gestion administrative Votre profil: - vous êtes titulaire d'une formation en comptabilité/gestion de niveau Bac+2 ou   plus- vous avez une expérience d’au moins 3 ans sur une fonction similaire- vous parlez et écrivez la Français ( l'allemand et le luxembourgeois sont un atout)- vous êtes autonome, polyvalent, motivé et efficace- vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur ainsi qu’un bon esprit   d'analyse et de synthèse- vous avez une bonne connaissance des outils Office, notamment Excel. La   connaissance du logiciel Apsal et/ou Keypay est considérée comme un atout Nous vous offrons: - une perspective de carrière attractive et motivante.- Un salaire convenable avec des avantages supplémentaires (+ de 26 jours de congé,allocation repas etc.)- Un emploi stable dans une équipe agréable et motivée
    • luxembourg ouest
    • temporary
    • 40
    Pour l'un de nos clients, une société basée à l'Ouest de Luxembourg, secteur Grass/Capellen, nous recherchons :Un(e) secrétaire/assistant(e) Paralegal (H/F) FR EN, Corporate secretary:Vos tâches :- Assurer le secrétariat d'entreprise.- Préparer les dossiers du conseil d'administration, participer aux réunions du conseil d'administration et rédiger les procès-verbaux.- Si besoin, compléter les procès-verbaux et les résolutions du conseil d'administration/des actionnaires et autres documents.- Préparer et tenir à jour les registres et les dossiers internes.- Enregistrer la documentation/les modifications de l'entreprise auprès du RCS et de tout autre registre d'entreprise.- Mettre à jour les listes de contrôle, des bases de données, etc.- Classer, scanner et archiver tous les documents pertinents.Votre profil :- Vous avez une formation supérieure parallégale ou avez effectué une expérience juridique/parallégale pertinente.- Maîtrise du français et l'anglais à l'oral et à l'écrit, C1 MINIMUM dans les deux langues, toute autre langue est considérée comme un atout.- Vous disposez d'excellentes aptitudes à la communication et capacité à hiérarchiser les problèmes.- Vous êtes une personne précise et qui sait porter attention aux détails.- Vous savez travailler de manière autonome et en équipe et faire preuve de fiabilité et d'efficacité - Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.Ce contrat est proposé sur une base de 40h/semaine, 32h/semaine possible MAIS avec une présence quotidienne. Première mission de 4 mois avec potentiellement un CDI à la clé.Intéréssé(e)? Clicquez sur ce lien !
    Pour l'un de nos clients, une société basée à l'Ouest de Luxembourg, secteur Grass/Capellen, nous recherchons :Un(e) secrétaire/assistant(e) Paralegal (H/F) FR EN, Corporate secretary:Vos tâches :- Assurer le secrétariat d'entreprise.- Préparer les dossiers du conseil d'administration, participer aux réunions du conseil d'administration et rédiger les procès-verbaux.- Si besoin, compléter les procès-verbaux et les résolutions du conseil d'administration/des actionnaires et autres documents.- Préparer et tenir à jour les registres et les dossiers internes.- Enregistrer la documentation/les modifications de l'entreprise auprès du RCS et de tout autre registre d'entreprise.- Mettre à jour les listes de contrôle, des bases de données, etc.- Classer, scanner et archiver tous les documents pertinents.Votre profil :- Vous avez une formation supérieure parallégale ou avez effectué une expérience juridique/parallégale pertinente.- Maîtrise du français et l'anglais à l'oral et à l'écrit, C1 MINIMUM dans les deux langues, toute autre langue est considérée comme un atout.- Vous disposez d'excellentes aptitudes à la communication et capacité à hiérarchiser les problèmes.- Vous êtes une personne précise et qui sait porter attention aux détails.- Vous savez travailler de manière autonome et en équipe et faire preuve de fiabilité et d'efficacité - Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.Ce contrat est proposé sur une base de 40h/semaine, 32h/semaine possible MAIS avec une présence quotidienne. Première mission de 4 mois avec potentiellement un CDI à la clé.Intéréssé(e)? Clicquez sur ce lien !
    • luxembourg sud
    • temporary
    • 40
    For our client, a company based near Esch sur Alzette, we are looking for:Research Support Officer / Project assistant EN - FR (m/f) :(temp contract)Your responsibilities :- Provide support in the administrative, contractual and financial coordination of research projects : check accuracy of data, monitor progress of the projects, inform internal stakeholders about deadlines, be the point of contact for external coordinator and with funding agencies- Deliver reporting and dashboards, put in place project documentation- Organize and prepare meetings, closing, archiving- Financial follow up : collect information for the billing, account closing, statements and reports, participate in project audits, participate in annual budget preparation- Contribute to the definition and application of new procedures and management toolsYour profile :- English minimum C1, a good level of French is an asset- You hold a higher education degree in finance, business administration or in a technical or scientific area- You have experience in project coordination, knowledge in research environment, research funding agencies rules, submission of European projects is a plus- Organised, effective and service oriented- Strong command of excel and office tools Interested? Send us your CV without further delay. Only CVs matching these criteria will be taken into consideration. 
    For our client, a company based near Esch sur Alzette, we are looking for:Research Support Officer / Project assistant EN - FR (m/f) :(temp contract)Your responsibilities :- Provide support in the administrative, contractual and financial coordination of research projects : check accuracy of data, monitor progress of the projects, inform internal stakeholders about deadlines, be the point of contact for external coordinator and with funding agencies- Deliver reporting and dashboards, put in place project documentation- Organize and prepare meetings, closing, archiving- Financial follow up : collect information for the billing, account closing, statements and reports, participate in project audits, participate in annual budget preparation- Contribute to the definition and application of new procedures and management toolsYour profile :- English minimum C1, a good level of French is an asset- You hold a higher education degree in finance, business administration or in a technical or scientific area- You have experience in project coordination, knowledge in research environment, research funding agencies rules, submission of European projects is a plus- Organised, effective and service oriented- Strong command of excel and office tools Interested? Send us your CV without further delay. Only CVs matching these criteria will be taken into consideration. 
    • luxembourg, centre
    • temporary
    • 40
    Für einen unserer Kunden in Grevenmacher suchen wir einen/eine:Kaufmännische(r) / Verwaltungs Angestellte(r) (m/w) Festanstellung, 20 Std pro Woche von 08:00 Uhr bis 12:00 UhrIhr Profil:- Sie haben bereits eine Berufliche Erfahrung in dem Bereich- Sie mögen allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Telefon, E-Mail, Datenerfassung, Kundenbetreuung, Rechnungstellung, etc.- Sie sprechen fliessend Deutsch und Französisch, jede andere Sprache ist von VorteilSind Sie interessiert?
    Für einen unserer Kunden in Grevenmacher suchen wir einen/eine:Kaufmännische(r) / Verwaltungs Angestellte(r) (m/w) Festanstellung, 20 Std pro Woche von 08:00 Uhr bis 12:00 UhrIhr Profil:- Sie haben bereits eine Berufliche Erfahrung in dem Bereich- Sie mögen allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Telefon, E-Mail, Datenerfassung, Kundenbetreuung, Rechnungstellung, etc.- Sie sprechen fliessend Deutsch und Französisch, jede andere Sprache ist von VorteilSind Sie interessiert?
    • luxembourg, centre
    • contract
    Willing to work within a European Institution? Then you might be interested in the following offer. We are currently looking for a :                                  Administrative Assistant (M/F)Your tasks :- To work on the monitoring of deadlines, organisation of meetings and appointments;- To assist your team in the various processes and the follow-up of projects;- To finalise, distribute and file documents and reports;- To handle internal/external phoning and mailing;- To keep statistics and work plan up-to-date and respect the procedures;- To input information in the database and ensure the follow-up when required;- To fulfill various secretarial tasks (planning, ,agenda, business trips, ...);- etc. Your profile :- You obtained a Bachelor Degree in either HR, Legal, Business Administration or International Studies;- You acquired at least 3 years of relevant experience in a similar position;- You speak fluently French (C1) and English (C1)- Any other EU language known is an asset;- Your skills in IT are sufficient to easily work with MS Office (Excel, Word, PP), and learn new ones quickly;- You are open-minded, you enjoy multi-cultural environments and integrate easily in a team;- You are open to work through temporary contracts;- You are available immediatly and you can quickly start working in Luxembourg; Interested? Feeling like this experience could be a good opportunity for you right now?Then please apply through the appropriate link and we will get back to you if your profile matches the requirements.  
    Willing to work within a European Institution? Then you might be interested in the following offer. We are currently looking for a :                                  Administrative Assistant (M/F)Your tasks :- To work on the monitoring of deadlines, organisation of meetings and appointments;- To assist your team in the various processes and the follow-up of projects;- To finalise, distribute and file documents and reports;- To handle internal/external phoning and mailing;- To keep statistics and work plan up-to-date and respect the procedures;- To input information in the database and ensure the follow-up when required;- To fulfill various secretarial tasks (planning, ,agenda, business trips, ...);- etc. Your profile :- You obtained a Bachelor Degree in either HR, Legal, Business Administration or International Studies;- You acquired at least 3 years of relevant experience in a similar position;- You speak fluently French (C1) and English (C1)- Any other EU language known is an asset;- Your skills in IT are sufficient to easily work with MS Office (Excel, Word, PP), and learn new ones quickly;- You are open-minded, you enjoy multi-cultural environments and integrate easily in a team;- You are open to work through temporary contracts;- You are available immediatly and you can quickly start working in Luxembourg; Interested? Feeling like this experience could be a good opportunity for you right now?Then please apply through the appropriate link and we will get back to you if your profile matches the requirements.  
    • luxembourg kirchberg
    • temporary
    • 40
    For one of our vlients, a European Institution, we are looking for :An HR administrative assistant (m/f)Job Description: The postholder will report to the Head of Recruitment Unit, and work in close cooperation with all unit members.This post requires flexibility and the ability to prioritise and handle several tasks simultaneously, while still exercising a high degree of precision. It also requires the ability to deliver under the pressure of deadlines.Responsibilities:Provide general administrative assistance in order to support the internal/external recruitment process.This includes:• Execute autonomously support management tasks in recruitment, including (but not limited to) the preparation, publication and follow up of vacant positions on intranet, the EIB website and job boards.• Act as first point of contact for internal and external candidates. Provide information in relation to vacancy publication to internal and external clients (candidates, managers, Coordinations).• Set-up panel interviews by arranging the logistics of interviews and tests in coordination with the recruiter and the panel members.• Maintain databases (e.g. PeopleSoft), ensuring timely and accurate input, including archiving.• Draft contracts after hiring and internal mobility decisions and coordinate signature for the selected candidate.• Take a co-operative approach within the team and act as a back-up of the other administrative assistants of the Division in their duties as required.Qualifications:• Secondary level education, completed with a 2-year certification in a relevant field (e.g. human resources, hospitality management or business or secondary level education with equally qualified experience in a relevant field).• Minimum of 3 years’ experience as assistant, preferably in a in a human resources environment.• Experience working on recruitment and internal mobility procedures would be an advantage.• Knowledge of the standard IT & office tools.• Knowledge of PeopleSoft and of Business Objects would be an advantage.• Excellent verbal and written English language skills and a good command of French is preferred.
    For one of our vlients, a European Institution, we are looking for :An HR administrative assistant (m/f)Job Description: The postholder will report to the Head of Recruitment Unit, and work in close cooperation with all unit members.This post requires flexibility and the ability to prioritise and handle several tasks simultaneously, while still exercising a high degree of precision. It also requires the ability to deliver under the pressure of deadlines.Responsibilities:Provide general administrative assistance in order to support the internal/external recruitment process.This includes:• Execute autonomously support management tasks in recruitment, including (but not limited to) the preparation, publication and follow up of vacant positions on intranet, the EIB website and job boards.• Act as first point of contact for internal and external candidates. Provide information in relation to vacancy publication to internal and external clients (candidates, managers, Coordinations).• Set-up panel interviews by arranging the logistics of interviews and tests in coordination with the recruiter and the panel members.• Maintain databases (e.g. PeopleSoft), ensuring timely and accurate input, including archiving.• Draft contracts after hiring and internal mobility decisions and coordinate signature for the selected candidate.• Take a co-operative approach within the team and act as a back-up of the other administrative assistants of the Division in their duties as required.Qualifications:• Secondary level education, completed with a 2-year certification in a relevant field (e.g. human resources, hospitality management or business or secondary level education with equally qualified experience in a relevant field).• Minimum of 3 years’ experience as assistant, preferably in a in a human resources environment.• Experience working on recruitment and internal mobility procedures would be an advantage.• Knowledge of the standard IT & office tools.• Knowledge of PeopleSoft and of Business Objects would be an advantage.• Excellent verbal and written English language skills and a good command of French is preferred.

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