Wij zijn op zoek naar een hands-on en proactieve Business Support medewerker om alle backoffice-activiteiten in Amsterdam te versterken. Deze rol is gelijkmatig verdeeld qua de ondersteuning van de managers van Sales & Marketing (50%) en Finance & Administratie (50%). Je werkt nauw samen met hen om een nog soepele coördinatie van de dagelijkse processen te waarborgen—van leveranciersbeheer, factuur opvolging tot marketing, logistiek en klantenservice. Dit is een ideale kans voor iemand die goed gedijt in een dynamische omgeving, graag multitaskt en initiatief neemt om werkstromen en team efficiëntie te verbeteren.
Belangrijkste Verantwoordelijkheden:
1. SALES & MARKETING SUPPORT (50%)
- Sales Operations:
- Ondersteunen bij contractbeheer en wekelijkse controles van factuurprijzen.
- Bijhouden van nauwkeurige klant- en prijsgegevens.
- Ondersteunen bij tender documentatie (aanbestedingen) voor publieke en private klanten.
- Marketing Coördinatie:
- Verwerken van budget aanvragen en marketing gerelateerde facturen voor sponsoring, congressen en evenementen.
- Bestellen en opvolgen van promotiemateriaal.
- Afstemmen met externe distributiepartners (bijv. Pantos).
- Beheren van de voorraad marketingmiddelen.
...
- Customer Support:
- Beantwoorden van vragen van klanten via e-mail en telefoon.
- Coördineren met interne teams om problemen op te lossen.
- Voorbereiden van onboarding-documentatie voor nieuwe klanten.
2. FINANCE & ADMINISTRATIE (50%)
- Finance & Inkoop:
- Opvolgen van de leveranciers facturatie, inkooporders (PO's) en afrekeningen van zakelijke creditcards.
- Ondersteunen bij de driemaandelijkse SOX-steekproeven (compliance).
- Wekelijkse herinneringen sturen voor openstaande betalingen (cash collection).
- Registreren van leveranciers en ondersteunen bij inkoopdocumentatie.
- Office Management:
- Bestellen van kantoor- en keukenbenodigdheden.
- Beheren van inkomende/uitgaande post en leveringen.
- Coördineren van kleine reparaties en zorg dragen voor een georganiseerd kantoor.
- Ondersteunen bij algemene dagelijkse kantoortaken en ad hoc administratieve werkzaamheden.
- Voorraad & Rapportage:
- Maandelijkse voorraad reconciliatie uitvoeren in Excel.
- Bijhouden van voorraad documentatie en ondersteunen bij S&OP (Sales & Operations Planning) overleggen.
