Je weet precies wat er speelt in de organisatie en zorgt ervoor dat de directie altijd over de juiste informatie beschikt om goede beslissingen te nemen. Jij houdt overzicht, bewaakt afspraken en processen en vertaalt complexe informatie naar heldere communicatie voor iedereen die erbij betrokken is. Met jouw flexibiliteit, proactieve houding en enthousiasme zorg je dat alles op rolletjes loopt.
Het directiesecretariaat van Royal Swinkels bestaat uit twee collega’s die dagelijks zorgen voor de beste ondersteuning van de directie. Samen rapporteren jullie aan de Head of Communications en brengen jullie structuur in de drukte van volle agenda’s en dagelijkse uitdagingen. Met een oplossingsgerichte mindset creëren jullie rust en overzicht. In deze rol ligt de focus op de ondersteuning van een deel van het Executive Team (6 leden), maar je werkt altijd als één team en springt voor elkaar in bij afwezigheid.
Wat ga je doen?
- Je beheert de complexe agenda's van de directieleden en coördineert en plant vergaderingen en afspraken.
- Je organiseert en ondersteunt vergaderingen, bereidt de vergaderstukken voor en zorgt ervoor dat acties en besluiten die hieruit voortkomen, worden opgevolgd.
- Je organiseert reizen, evenementen en andere directie-activiteiten. Samen met jouw collega’s van het directiesecretariaat organiseer je alles tot in de puntjes en weet je tegelijkertijd zelfstandig en inhoudelijk de grote lijnen neer te zetten.
- Je beheert de correspondentie van de directieleden. Denk aan het verwerken van e-mails en andere communicatie, maar ook beheer en archief van belangrijke documenten.
- Je werkt regelmatig met Microsoft Office en enige ervaring met digitale vergaderoplossingen een pré.
