De Document Controller bij onze opdrachtgever Siemens is verantwoordelijk voor het beheren, controleren en organiseren van documentatie binnen een organisatie. Dit omvat zowel fysieke als digitale documenten, met een focus op nauwkeurigheid, toegankelijkheid en veiligheid. De Document Controller zorgt ervoor dat alle documentatie up-to-date en accuraat is en voldoet aan de geldende normen en procedures.
Belangrijkste verantwoordelijkheden van deze rol
Documentbeheer
- Documenten ontvangen, registreren en archiveren.
- Zorgen voor efficiënte en georganiseerde opslag van documenten (zowel fysiek als digitaal).
- Systemen en procedures voor documentbeheer implementeren en onderhouden.
- Documentversies beheren en ervoor zorgen dat de meest recente versies beschikbaar zijn.
Kwaliteitscontrole
- Documenten controleren op nauwkeurigheid en volledigheid.
- Controleren of documenten voldoen aan bedrijfs- en projectnormen en voorschriften.
- Regelmatige audits van documentatie en documentbeheersystemen uitvoeren.
Toegankelijkheid en distributie
- Zorg voor een juiste en tijdige distributie van documenten naar relevante partijen.
- Toegangsrechten tot documenten beheren en waar nodig vertrouwelijkheid waarborgen.
- Assisteren bij de voorbereiding en distributie van projectdocumentatie.
Ondersteuning en training
- Medewerkers helpen bij het gebruik van documentbeheersystemen.
- Medewerkers trainen in procedures en praktijken voor documentbeheer.
- Dienen als aanspreekpunt voor vragen en problemen met betrekking tot documentatie.
Verbetering en optimalisatie
- Mogelijkheden identificeren voor het verbeteren van documentbeheerprocessen.
- Best practices en technologische oplossingen implementeren om de efficiëntie te verhogen.
- Samenwerken met andere afdelingen om systemen en procedures voor documentbeheer te optimaliseren.
