kontorsadministratör.

Reception:

• Välkomna besökare och säkerställa en professionell och serviceinriktad upplevelse i receptionen.
• Besvara och koppla inkommande samtal via företagets växel.
• Hantera inkommande och utgående post, budtjänster och leveranser.
• Administrera behörigheter, passerkort och praktiska arrangemang för externa gäster.

Kontorskoordinering:

• Tillse att reception, kök, mötesrum och övriga gemensamma utrymmen är välkomnande, städade och fullt fungerande under arbetstid.
• Säkerställa att kontorets kök och gemensamma ytor är välfyllda och inbjudande, inklusive ansvar för frukost, fika och övrig kontorsservice.
• Koordinera kontorsmaterial, köksartiklar och andra förbrukningsvaror, inklusive beställning och lagerövervakning. Även koordinering och hantering av marknadsmaterial och annat material i förråd.
• Koordinera leverantörer och följa upp dagliga kontorsrelaterade behov och frågor.
• Stötta vid praktiska kontorsarrangemang och bidra till kontinuerliga förbättringar av arbetsmiljön.

Möten, event och resesupport:

• Erbjuda praktisk service vid interna och externa möten, inklusive rumspreparation, catering och relaterade arrangemang.
• Boka luncher, catering, konferenslokaler, resor och hotell vid behov.
• Stötta interna kontorsaktiviteter och event ur ett praktiskt och koordinerande perspektiv.

Administration:

• Ge administrativt stöd till olika delar av verksamheten och bidra till struktur, samordning och effektiv hantering av administrativa uppgifter.

Allmänt ansvar:

• Fungera som en pålitlig kontaktpunkt för kontorsrelaterade frågor och följa upp ärenden tills de är slutförda.
• Samarbeta med kollegor över avdelningsgränserna och erbjuda stöd där det behövs inom ramen för rollen.
• Hantera information, besökare och interna ärenden med professionalitet, diskretion och gott omdöme.

• Relevant erfarenhet från reception, kontorskoordinering, administration, kundservice eller en liknande serviceinriktad roll.
• Ett professionellt, hjälpsamt och lösningsorienterat förhållningssätt, med en stark förståelse för värdskap och intern service.
• Mycket god kommunikationsförmåga i tal och skrift på både svenska och engelska.
• Förmåga att organisera, prioritera och hantera flera parallella uppgifter med bibehållen känsla för detaljer.
• Goda kunskaper i Microsoft 365 och vana att använda digitala verktyg och administrativa system.
• Proaktiv, pålitlig och flexibel, med förmåga att arbeta självständigt och ta ansvar för det dagliga arbetet.
• Gott omdöme och förmåga att hantera konfidentiell eller känslig information på ett korrekt sätt.
• Nyfiken och lyhörd för att lära dig nya saker och hjälpa till där det behövs.

Meriterande:

• Erfarenhet av office management, kontorsservice eller administrativt stöd i en internationell organisation.
• Erfarenhet av att koordinera leverantörer, inköp, resor, möten eller företagsevent.
• Erfarenhet av att arbeta i en internationell organisation där engelska är koncernspråk.
• Erfarenhet av arbete kring arbetsmiljö, säkerhet, passerkort/behörigheter eller krisberedskap.