management assistent programma opvang oekraïners.

• salaris tussen € 20,33 en € 28,62 obv ervaring
• tijdelijk voor een jaar met kans op verlenging
• 32-36 uur per week
• aanwezigheid op kantoor op dinsdag en donderdag
• een dynamische baan met maatschappelijke impact
• Stadskantoor Gemeente Utrecht

wie ben jij

Als ervaren management assistent neem je het volgende mee:

• Een afgeronde MBO secretariële opleiding.
• Je kunt goed werken met MS-Office (vooral Outlook) en leert snel nieuwe systemen.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en je kunt je redden met Engels.
• Je communiceert op een zakelijke, maar behulpzame manier met iedereen.
• Je bent goed in het onderhouden van contacten met collega's op alle niveaus (bestuur, management en uitvoering).
• Je bent proactief (je wacht niet af), flexibel en stressbestendig.
• Je neemt graag eigen initiatief en werkt actief samen.
• Je kunt snel schakelen en denkt mee met oplossingen.

wat ga je doen

De gemeente Utrecht regelt de opvang voor mensen uit Oekraïne. Dit gebeurt op verschillende plekken, van klein (een paar gezinnen) tot groot (meer dan 200 mensen). Vaak zijn het gezinnen, vrouwen en kinderen die je indirect helpt.

Het programma bestaat uit verschillende onderdelen, zoals opvanglocaties, ondersteuning en informatie. Jij komt te werken bij het Bedrijfsbureau.

Samen met een collega-managementassistent ondersteun je de Programmadirecteur, de managers van de onderdelen en hun medewerkers. Jullie werken nauw samen en vangen elkaar op als dat nodig is.

• De agenda's van de Programmadirecteur en managers strak beheren.
• Vergaderingen en bijeenkomsten perfect voorbereiden en zorgen dat alles op rolletjes loopt (van zaal tot papieren en koffie).
• Actielijsten en notulen van vergaderingen maken.
• Ervoor zorgen dat afspraken worden opgevolgd. Je bent een echte aanjager!
• Het eerste aanspreekpunt (de vraagbaak) zijn voor collega's.
• Samen met je collega de programma-mailboxen beheren.
• Zien wat er nodig is en direct actie ondernemen. Je neemt graag een stapje extra.
• Praktische zaken regelen, zoals het bestellen van bloemen, geschenken of gebak.

waar ga je werken

Klaar voor een baan waar je écht het verschil maakt? Bij de Gemeente Utrecht werk je midden in de samenleving! Zeker in het team voor de Opvang van Oekraïense Vluchtelingen voel je elke dag de urgentie en de warmte van je werk.

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.