Job opening - Managementassistente in Bleskensgraaf | Randstad

summary

bleskensgraaf, zuid-holland
permanent

job category
human resources

job details

Tijdelijke ondersteuning voor de domeinmanagers

Vanwege toegenomen werkdruk binnen het MT zijn wij op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van de vijf domeinmanagers. Het gaat om een inzet van maximaal 36 uur per week voor een periode van ongeveer zes maanden. De domeinmanagers kunnen naar behoefte een beroep doen op deze ondersteuning.

De inzet richt zich op drie hoofdterreinen:

Agenda- en tijdmanagement
Overlegondersteuning
Kwartiermaker vaste ondersteuning domeinmanagers

...

Deze tijdelijke ondersteuning zorgt voor rust, overzicht en continuïteit, zodat de domeinmanagers zich kunnen blijven richten op hun strategische, inhoudelijke en leidinggevende verantwoordelijkheden.

1. Agenda- & Tijdmanagement

De managementassistent zorgt voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Hiermee wordt tijdsdruk verminderd en worden prioriteiten beter bewaakt.

Taken:

Bewaken, structureren en actueel houden van de agenda’s van de domeinmanagers.
Dagelijkse agendavoorbereiding, inclusief relevante stukken, dossieroorden en dagmappen.
Prioriteren en logisch clusteren van afspraken voor optimale tijdsbesteding.
Filteren, selecteren en voorbewerken van binnenkomende mails, documenten en berichten.
Organiseren van locaties, vergaderruimtes en benodigde faciliteiten.
Signaleren van knelpunten of onhaalbare planningen en hier proactief op anticiperen.

2. Overlegondersteuning

De managementassistent ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en opvolging van diverse overleggen. De rol is gericht op structuur, overzicht en voortgang. Daarnaast kunnen de werkzaamheden ook administratieve taken omvatten die voortkomen uit de Wet verbetering Poortwachter.

Taken:

Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en interne afstemmingsmomenten.
Bijhouden, bewaken en actualiseren van actielijsten en zorgen voor tijdige opvolging.
Zorgdragen voor duidelijke en volledige verslaglegging.
Ordenen, actualiseren en vindbaar houden van informatie in documentmappen en (online) omgevingen zoals SharePoint en MS Teams.
Signaleren van knelpunten, onduidelijkheden en verbeterkansen in planning, afstemming en informatievoorziening.
Regelen van faciliteiten, materialen en praktische voorbereidingen voor bijeenkomsten.
Indien nodig lichte coördinatie van kleine processtappen om voortgang te borgen.

3. Kwartiermaker vaste ondersteuning

De domeinmanagers zijn niet gewend te werken met managementondersteuning. Van de tijdelijke medewerker verwachten we dat deze samen met de domeinmanager de behoefte vaststelt voor de langere termijn en dit uitwerkt in een voorstel.

· Vaststellen van de behoefte van de domeinmanagers m.b.t. ondersteuning

· Opstellen van een concreet voorstel voor de permanente invulling van de ondersteuning

show more

Tijdelijke ondersteuning voor de domeinmanagers

Vanwege toegenomen werkdruk binnen het MT zijn wij op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van de vijf domeinmanagers. Het gaat om een inzet van maximaal 36 uur per week voor een periode van ongeveer zes maanden. De domeinmanagers kunnen naar behoefte een beroep doen op deze ondersteuning.

De inzet richt zich op drie hoofdterreinen:

Agenda- en tijdmanagement
Overlegondersteuning
Kwartiermaker vaste ondersteuning domeinmanagers

Deze tijdelijke ondersteuning zorgt voor rust, overzicht en continuïteit, zodat de domeinmanagers zich kunnen blijven richten op hun strategische, inhoudelijke en leidinggevende verantwoordelijkheden.

1. Agenda- & Tijdmanagement

De managementassistent zorgt voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Hiermee wordt tijdsdruk verminderd en worden prioriteiten beter bewaakt.

Taken:

Bewaken, structureren en actueel houden van de agenda’s van de domeinmanagers.
Dagelijkse agendavoorbereiding, inclusief relevante stukken, dossieroorden en dagmappen.
Prioriteren en logisch clusteren van afspraken voor optimale tijdsbesteding.
Filteren, selecteren en voorbewerken van binnenkomende mails, documenten en berichten.
Organiseren van locaties, vergaderruimtes en benodigde faciliteiten.
Signaleren van knelpunten of onhaalbare planningen en hier proactief op anticiperen.

...

2. Overlegondersteuning

De managementassistent ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en opvolging van diverse overleggen. De rol is gericht op structuur, overzicht en voortgang. Daarnaast kunnen de werkzaamheden ook administratieve taken omvatten die voortkomen uit de Wet verbetering Poortwachter.

Taken:

Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en interne afstemmingsmomenten.
Bijhouden, bewaken en actualiseren van actielijsten en zorgen voor tijdige opvolging.
Zorgdragen voor duidelijke en volledige verslaglegging.
Ordenen, actualiseren en vindbaar houden van informatie in documentmappen en (online) omgevingen zoals SharePoint en MS Teams.
Signaleren van knelpunten, onduidelijkheden en verbeterkansen in planning, afstemming en informatievoorziening.
Regelen van faciliteiten, materialen en praktische voorbereidingen voor bijeenkomsten.
Indien nodig lichte coördinatie van kleine processtappen om voortgang te borgen.

3. Kwartiermaker vaste ondersteuning

De domeinmanagers zijn niet gewend te werken met managementondersteuning. Van de tijdelijke medewerker verwachten we dat deze samen met de domeinmanager de behoefte vaststelt voor de langere termijn en dit uitwerkt in een voorstel.

· Vaststellen van de behoefte van de domeinmanagers m.b.t. ondersteuning

· Opstellen van een concreet voorstel voor de permanente invulling van de ondersteuning

show more

experience
5
skills
Werk- en denkniveau: Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding (bij voorkeur richting secretarieel/officemanagement), HBO werk- en denkniveau.
Ervaring: Minimaal 3 tot 5 jaar actuele werkervaring als (interim) managementassistent, directiesecretaris of vergelijkbaar.
Overheidservaring: Recente werkervaring binnen een gemeente of (lokale) overheid is een sterke pré in verband met de benodigde politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
Complexe ondersteuning: Aantoonbare ervaring met het gelijktijdig agendabeheer en de overlegondersteuning voor meerdere managers.
Digitale vaardigheden: Uitstekende beheersing van MS Office 365 (o.a. Teams, SharePoint, Outlook).
Kwartiermaken / Adviseren: Ervaring met het inrichten van nieuwe ondersteuningsstructuren en het adviseren van management over de invulling hiervan.
HR / Verzuim: Kennis van en ervaring met (lichte) administratieve processen rondom de Wet verbetering Poortwachter.
Regie pakken (Proactief): De domeinmanagers zijn niet gewend aan ondersteuning. Jij neemt tactvol maar doortastend het initiatief om werk uit handen te nemen.
Organisatiesensitief: Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en past je communicatie hierop aan.
Structurerend & Pragmatisch: Je bent een 'hands-on' organisator die direct rust en overzicht brengt in agenda's, mailboxen en documentstromen.
Adviserend: Je kunt goed observeren en jouw bevindingen vertalen naar een concreet advies voor vaste formatie in de toekomst.
qualifications
MBO,HBO

share this job.

apply with randstad.
Applying with us is easy. We will review your application and see if you are a good fit for the job and the company.
we'll give you a call.
Our consultant will call you at a suitable time to discuss your application and further career aspirations.
getting you registered.
If you’ve never worked with us before, we’ll need some basic additional pieces of information to confirm your eligibility for work.
compliance check.
Next, we just need to verify a few things - we’ll make the relevant compliance checks and keep you posted.
reference and background check.
As part of the process in ensuring you’re perfect for the role, we’ll make contact with any relevant references you’ve provided.
the perfect job for you.
Our expert team will either arrange an interview for the role you’ve applied for, or if they believe there’s a better opportunity, they’ll suggest alternative options too.
the interview.
We’ll ensure that you’re fully prepared ahead of your interview and know exactly what to expect - good luck!
start your new job.
Congratulations, you’re ready to begin your new job. The team will ensure that you’re fully prepared for your first day.

Thank you for subscribing to your personalised job alerts.

You need to enable JavaScript to run this app.