secrétaire polyvalent.

Principales responsabilités

Votre quotidien sera varié et stimulant, articulé autour de trois piliers majeurs :

1. Gestion administrative et logistique du bureau 🏢

• Soutien administratif au Secrétaire Général et à l'équipe.
• Gestion des fournisseurs (commandes de fournitures, boissons, maintenance des machines).
• Point de contact pour la gestion du bâtiment (badges d'accès, coordination des travaux, sécurité incendie).
• Gestion du courrier postal et de la boîte mail générale.

2. Organisation d'événements et de réunions 📅

• Coordination logistique des réunions (réservation de salles, traiteur, hôtels, restaurants).
• Organisation complète de séminaires et sommets annuels (recherche de lieux, gestion des inscriptions, suivi des contrats).
• Préparation et envoi du matériel pour les événements externes.

3. Support aux groupes de travail et déplacements 🌍

• Accueil des experts et préparation quotidienne des salles de réunion.
• Déplacements occasionnels en Belgique et en Europe pour assister aux événements et gérer le bureau d'accueil sur place.
• Gestion de la petite caisse et encodage des récompenses de sécurité (Awards) sur Excel.

Qualifications

Pour exceller dans cette fonction, vous disposez des atouts suivants :

• Maîtrise parfaite de l'anglais 🇬🇧 (oral et écrit), car c'est la langue de travail principale. La connaissance du français, du néerlandais ou d'autres langues est un sérieux atout.
• Expérience confirmée dans une fonction similaire de secrétariat ou de support administratif.
• Expertise IT 💻 : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec SharePoint.
• Discrétion absolue : Vous traitez les informations avec la plus grande confidentialité et professionnalisme.
• Esprit d'initiative : Vous êtes capable de gérer les priorités et de trouver des solutions de manière autonome.