O nosso cliente é uma empresa que atua no setor de seguros e gestão de risco, focando-se especificamente na mediação e corretagem de seguros, consultoria de riscos e saúde e benefícios e encontra-se à procura de um(a) Assistente Executivo(a), para integrar a sua equipa.
...assistente executivo (m/f/x).
- posted 3 days ago
- closes 26 may 2026
key responsibilities
- Gerir o ciclo de vida administrativo dos processos, antecipando necessidades, gerir agendas complexas e priorizar pedidos;
- Gestão proativa e estratégica de agenda: agendar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo videoconferências em múltiplos fusos horários (Teams, Zoom), e propor soluções criativas para conflitos de horário;
- Gerir e priorizar a própria caixa de entrada e carga de trabalho: triagem de volumes elevados de correspondência, aplicação de priorização consistente e código de cores, encaminhamento para os Partners quando necessário e garantia de resposta atempada;
- Organizar viagens nacionais e internacionais, por vezes complexas: planear e reservar voos, hotéis e vistos; preparar itinerários detalhados, manter detalhes atualizados na agenda dos Partners e coordenar transportes terrestres e logística;
- Manter registos de horas (timesheets) e documentação de projetos precisos em base de dados interna, preparar relatórios de despesas e apoiar a aprovação de viagens e despesas de acordo com a política da empresa;
- Apoiar fluxos de trabalho de contratos, rastreio e requisitos de conformidade (compliance): recolher e carregar documentação necessária, seguir processos contratuais e colaborar com as equipas Jurídica/Comercial;
- Colaborar proativamente com parceiros transversais (Finanças, IT, RH, DTP, Manutenção) para resolver problemas operacionais e garantir o nível máximo de serviço;
- Utilizar tecnologia aprovada, incluindo ferramentas de IA disponíveis, de forma responsável para otimizar tarefas rotineiras, mantendo a confidencialidade e o controlo de qualidade;
- Apoiar eventos pontuais ou iniciativas de escritório, conforme necessário;
- Atuar como um parceiro de negócio proativo para apoiar as prioridades de desenvolvimento de negócio e clientes dos Sócios, compreender o panorama dos clientes e alinhar o apoio administrativo aos objetivos comerciais;
- Manter e atualizar listas de contatos no CRM e registos de atividade comercial, acompanhar o pipeline e atividade de vendas, garantindo que as próximas ações são registadas e seguidas.
skills
- 12º Ano de escolaridade ou Licenciatura;
- Boa capacidade de análise;
- Foco na resolução de problemas e tomada de decisão;
- Boa capacidade de organização e gestão de multitarefas;
- Boa capacidade de comunicação;
- Experiência anterior em funções administrativas ou atendimento ao cliente;
- Fluência em inglês (obrigatória) ou outros idiomas;
- Proficiência na utilização de Microsoft Office;
- Conhecimento básico de CRM (preferencial).
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- A Randstad Professional Talent Solutions é uma unidade de negócio do Grupo Randstad direcionada para o recrutamento de Middle & Top Management.O nosso cliente no âmbito do reforço das suas equipas, encontra-se um recrutar uma Personal Assistant para a região de Lisboa com disponibilidade total.A Randstad Professional Talent Solutions é uma unidade de negócio do Grupo Randstad direcionada para o recrutamento de Middle & Top Management.O nosso cliente no âmbito do reforço das suas equipas, encontra-se um recrutar uma Personal Assistant para a região de Lisboa com disponibilidade total.
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