executive personal assistant (m/f/x).

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  • key responsibilities


    •  Efetuar o tratamento da correspondência recebida e expedida pelos superiores hierárquicos, realizando o seu registo, triagem, bem como assegurar o seu despacho e arquivo para assegurar o seguimento de assuntos pendentes;

    • Proceder ao atendimento, filtragem e encaminhamento dos telefonemas dirigidos aos superiores hierárquicos, anotando e transmitindo as mensagens sempre que necessário para garantir uma resposta eficiente aos contactos internos e externos;

    • Realizar a marcação de viagens e estadias no estrangeiro dos colaboradores, assegurando a consulta ao mercado, com elaboração da respectiva nota de encomenda, o pedido de autorização, a elaboração das ajudas de custo, vales de serviço e propostas de despesa, quando necessário para assegurar os compromissos do cliente, garantindo a disponibilidade dos horários mais convenientes e o cumprimento das condições e preços estabelecidos;

    • Assegurar o apoio nas deslocações nacionais dos colaboradores, garantindo toda a logística e acompanhamento para assegurar os compromissos, garantindo a disponibilidade dos meios necessários;

    • Executar trabalhos em Office de processamento de texto, cálculo e/ou apresentações, conforme orientações recebidas para apoiar as atividades da Empresa, contribuindo para o cumprimento dos seus objetivos;

    • Organizar e apoiar a realização de reuniões, incluindo marcação de sala, disponibilização dos meios logísticos e assistência administrativa para contribuir para sua realização dentro dos requisitos exigidos.

    • Assegurar a receção dos visitantes nacionais e estrangeiros para garantir o acompanhamento dos visitantes.

  • skills


    • Experiência mínima de 10 anos na função;

    • Domínio do idioma inglês (eliminatório);

    • Domínio do idioma francês (preferencial);

    • Conhecimentos de SAP (preferencial);

    • Capacidade de gestão de tempo, comunicação, atenção ao detalhe.

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