Lo/a, Property & Services Officer, a diretto riporto del/della Support Services Coordinator,
supporta inoltre le attività operative e di coordinamento quotidiano dei servizi alle persone e
della manutenzione, contribuendo alla gestione dei fornitori, alla pianificazione delle
scadenze e alla produzione di analisi e reportistica a beneficio del team e
dell’Organizzazione.
Il ruolo prevede anche un coinvolgimento nella supervisione della mobilità e della telefonia
aziendale, nella gestione della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, nonché nel
supporto ai processi assicurativi e nella verifica preliminare di costi e fatture, garantendo
ordine, accuratezza e compliance amministrativa in tutte le attività assegnate.
REQUISITI FONDAMENTALI
Capacità di utilizzare strumenti digitali (Excel, database) e competenze amministrative, tra
cui la gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione. Ottima
conoscenza della lingua italiana e inglese, Passione e forte interesse verso la Cooperazione
Umanitaria e il Terzo Settore sono determinanti
● supervisionare l’esecuzione dei cronoprogrammi dei servizi (pulizie, rifornimenti,
servizi di cortesia), verificando il rispetto delle tempistiche e segnalando eventuali
criticità al/alla coordinatore/trice;
● analizzare preventivi di forniture e piccoli interventi, supportando il processo di
selezione dei fornitori;
● gestire le attività operative e amministrative relative alla telefonia mobile e fissa
(attivazioni, cessazioni, database), nonché alla mobilità aziendale (parco auto,
noleggi, Telepass);
● monitorare i fornitori dell’area Property & Services, garantendo continuità
operativa, qualità del servizio e aggiornamento della documentazione
contrattuale;
● gestire l’ospitalità della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, incluse
prenotazioni, dotazioni, accoglienza e coordinamento dei servizi necessari;
● supportare la gestione delle polizze assicurative Italia (auto, immobili, volontari,
trasporti), inclusa la raccolta documentale e la comunicazione con le strutture
interne;
● aggiornare file di monitoraggio e supportare verifiche preliminari su fatture e costi
ricorrenti dell’area Property & Services;
● elaborare semplici analisi operative, reportistica e proposte di miglioramento da
condividere con il/la responsabile del team;
● gestire la rendicontazione e il cash flow della carta in dotazione all'ufficio.
