receptionist high-level.

In questo ruolo dovrai occuparti di:

Accoglienza e Gestione Esecutiva

• Gestione VIP/Stakeholder: fornire un'accoglienza personalizzata ed estremamente riservata a CEO, Consiglieri di Amministrazione, partner di alto livello e visitatori internazionali;
• Registrazione e Vetting: gestire il processo di registrazione degli ospiti con attenzione alla sicurezza e alla confidenzialità;
• Coordinamento Arrivi: allinearsi con gli assistenti di direzione per anticipare e facilitare gli arrivi e le partenze programmate degli ospiti esecutivi.

Comunicazione e Filtro Professionale

• Centralino Esecutivo: gestire un centralino telefonico, agendo come filtro professionale per le chiamate dirette alla Direzione Generale e ai C-Level, smistando solo le comunicazioni essenziali e urgenti;
• Corrispondenza Riservata: gestire posta, pacchi e corrieri in entrata e in uscita, con particolare attenzione alla documentazione confidenziale;
• Comunicazioni Interne/Esterne: fungendo da punto di riferimento per le comunicazioni tra i dipartimenti e l'esterno, mantenendo un tono sempre formale e istituzionale.

Supporto Amministrativo e Organizzativo:

• Gestire e coordinare le agende di sale riunioni/conferenze;
• Supportare la Direzione Sviluppo Immobiliare e Servizi Generali;
• Organizzare servizi logistici per gli ospiti (taxi, prenotazioni, trasferimenti);
• Mantenere l'area della reception impeccabile e rifornita;
• Supportare la gestione di archivi, documenti e l'ordinazione di forniture d'ufficio di alto livello.

Quali sono i prerequisiti necessari?

• Esperienza: minimo 3-5 anni di esperienza in ruoli di Reception/Front Desk presso sedi aziendali di alto profilo, studi legali/finanziari internazionali o come Assistente Esecutivo.
• Lingue: padronanza assoluta e fluente dell'Inglese (scritto e parlato) è imprescindibile (livello C1/C2). La conoscenza di una seconda lingua straniera (es. Spagnolo, Portoghese, Francese, Tedesco) è un forte asset.
• Competenze IT: elevata competenza nell'uso del Pacchetto Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint) e familiarità con i sistemi di gestione delle prenotazioni e CRM oltre a sistemi di controllo accessi.
• Laurea o Diploma Universitario (preferibilmente in Lingue, Economia o Comunicazione) o Master in settori pertinenti (es. Lingue, Comunicazione, Economia) sono preferenziali.
• Diploma di scuola superiore, preferibilmente con indirizzo turistico-alberghiero o linguistico.
• Certificazioni o corsi in Business English o Protocollo Esecutivo sono un plus.

La ricerca è rivolta ai candidati ambosessi (L.903/77). Ti preghiamo di leggere l'informativa sulla privacy Randstad (https://www.randstad.it/privacy/) ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati (GDPR).

• Bachelors or equivalent