support in administration.

• Algemene Bedrijfsadministratie (ca. 2/3 van de rol):
• Bieden van administratieve ondersteuning aan de Benelux-gebaseerde teams en zorgen voor een back-up voor algemene administratieve ondersteuning.
• Ontwikkelen van voorstellen in samenwerking met andere functies om administratieve processen te verbeteren die van invloed zijn op klanttevredenheid.
• Financiële en Inkoopondersteuning:
• Ondersteunen van financiële bedrijfsprocessen, inclusief het aanmaken van aankooporders (PO raising), het verwerken van facturen in Athena en waar nodig inkoopactiviteiten.
• Opstellen van contracten voor evenementen.
• Reis- en Evenementenbeheer:
• Regelen/boeken van reizen, transport, transfers, accommodatie, vergaderfaciliteiten, conferenties, wereldwijde video- en teleconferenties en evenementen voor klanten; opstellen van complexe reisroutes voor internationale reizen.
• Input geven van evenementen in Veeva en het uitvoeren van FCPA-beoordelingen (Foreign Corrupt Practices Act) in Appian met officials.
• Compliance & Documentatiebeheer:
• Fungeren als focuspersoon voor functie-specifiek records management, retentie en archivering van bedrijfsdocumentatie in overeenstemming met de wettelijke vereisten en het ondersteunen van ad-hoc interne audits.
• Uitvoeren van alle activiteiten in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en standaard operationele procedures, inclusief financiële systeemadministratie, documentbeheer en team core compliance.

Wij zoeken een kandidaat die beschikt over de volgende vaardigheden en ervaring:

• Opleiding en Ervaring:
• Aantoonbare ervaring in een gelijkaardige administratieve of ondersteunende rol.
• Uitstekende kennis van de MS Office suite (waaronder Word, Excel, Teams, PowerPoint).
• Kerncompetenties:
• Zeer sterk prioriterings- en organisatietalent.
• Het vermogen om te werken onder druk en met beperkte dagelijkse sturing.
• Het vermogen om eigen initiatief te tonen, logisch te denken en creatieve problemen op te lossen in dagelijkse situaties.
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en sterke interpersoonlijke vaardigheden.
• Sterk gevoel voor ethiek en integriteit, bewustzijn van nalevingsvereisten (compliance) en het waarborgen van vertrouwelijkheid als normale werkwijze.